Sistem Operasional Untuk Mendukung Keberhasilan Perusahaan

Dalam suatu perusahaan keberhasilan ditentukan oleh banyak faktor, seperti: strategi bisnis, jaringan pemasaran, dukungan modal, sumber daya manusia yang handal dan sistem operasional yang efisien dan efektif. Kesemuanya harus disinergikan sedemikian rupa agar perusahaan dapat terus berkembang secara optimal. Kita tidak bisa hanya mementingkan jaringan pemasaran lalu mengabaikan SDM yang ada atau melakukan investasi dan pengembangan tanpa ada dukungan dana/cash flow yang baik. Sebagai contoh, perusahaan ingin mengembangkan pemasaran melalui internet akan tetapi sumber daya manusia yang ada tidak memahami sistem internet apalagi cara untuk melakukan pemasaran melalui internet. Tentunya sasaran perusahaan tersebut akan sulit untuk dilaksanakan.

Pada tulisan ini saya akan menyorot secara spesifik pada sistem operasional yang merupakan salah satu faktor yang menentukan eksistensi perusahaan. Semua orang tahu tanpa mutu produk yang baik perusahaan akan sulit berkembang walaupun memiliki tenaga penjual yang handal. Mutu itu sendiri memiliki banyak bentuk. Pelanggan memandang suatu produk bermutu jika produk itu handal. Bisa juga pelanggan tersebut melihat dari pelayanan purna jualnya yang bagus atau delivery produknya cepat. Untuk memberikan kepuasan tersebut kepada pelanggan tentunya perusahaan harus memiliki manajemen mutu dan sistem operasional yang baik. Bagaimana akan menciptakan produk yang handal jika perusahaan tidak memiliki proses produksi dan quality control yang baik? Kemudian, bagaimana perusahaan bisa mengirim produk dengan cepat jika sistem kerjanya lambat?

Pada perusahaan manufaktur, sistem operasional untuk pengawasan mutu sudah dimulai sejak barang diterima dari supplier yang kemudian berlanjut pada proses produksi, proses penyimpanan dan proses distribusi hingga sampai ke tangan pelanggan. Prosedur kerja atau SOP perusahaan harus dibuat serinci mungkin untuk memperoleh dan mempertahankan mutu produk sesuai dengan yang dikehendaki. SOP juga dibutuhkan pada departemen pendukung, seperti HRD dan Finance, untuk mendukung kinerja perusahaan. Sistem HRD yang efektif akan meningkatkan mutu sumberdaya manusia sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sementara dari sisi finance, SOP yang baik akan menciptakan sistem penagihan, pembayaran dan pelaporan keuangan yang efektif. Keuntungan lain dari adanya sistem operasional atau SOP yang baik adalah mengurangi risiko bisnis akibat kesalahan yang dilakukan secara sengaja atau tidak sengaja oleh karyawan sebab secara sistem sudah diperhitungkan.

Mengapa Prosedur Kerja (SOP) Dibutuhkan?

Perusahaan adalah sebuah organisasi yang terdiri dari asset dan infrastruktur serta sumber daya manusia sebagai penggeraknya. Setiap perusahaan memiliki visi dan misi yang ingin diwujudkan dan profit merupakan salah satu sasaran dari perusahaan untuk terus tumbuh dan berkembang.

Bagaimana agar perusahaan dapat mewujudkan visi dan misinya serta memperoleh profit yang optimal? Salah satu jawabannya adalah dengan menciptakan sistem kerja yang tepat untuk perusahaan tersebut. Sistem kerja tersebut harus efisien dan efektif di setiap departemen, mulai dari level direksi hingga staf terbawah. Selain itu, sistem tersebut harus memperhatikan kualitas kerja dan fungsi kontrol yang baik untuk menjamin sasaran yang ingin diwujudkan perusahaan dapat tercapai.

Sistem yang baik haruslah dibakukan untuk menghindari penyimpangan dan perbedaan hasil kerja. Oleh karenanya sistem tersebut harus dibuat tertulis dan terdokumentasi dengan baik. Dengan argumentasi tersebut, dokumentasi SOP mutlak dibutuhkan sebagai pedoman kerja bersama agar perusahaan dapat mencapai sasaran yang diinginkan. SOP tersebut juga dibutuhkan oleh karyawan yang terlibat dalam suatu proses kerja, proses audit sistem dan yang terpenting adalah bagi pihak manajemen untuk melakukan evaluasi perbaikan dan perubahan sistem kerja.

Pentingnya Perbaikan Berkelanjutan dengan Berbasis SOP

Setiap perusahaan memiliki visi dan misi yang merupakan tujuan pencapaian jangka panjang. Dalam proses mencapai visi dan misinya perusahaan seringkali menemui berbagai hambatan baik yang bersifat internal maupun eksternal. Dari sisi internal bisa berupa kualitas sumber daya manusia yang dimiliki, kurangnya peralatan untuk mendukung kegiatan operasional atau terbatasnya modal kerja yang dimiliki. Dari sisi eksternal biasanya berupa perubahan regulasi, meningkatnya kompetitor atau adanya perubahan perilaku dan keinginan pelanggan.

Agar tetap bertahan, perusahaan harus memiliki sistem kerja yang sesuai dengan keinginan pelanggan, seperti: kualitas yang baik, kecepatan yang tinggi dan pelayanan yang prima. Sistem kerja tersebut harus mengatur secara menyeluruh dan rinci setiap aktivitas penting yang dilaksanakan oleh setiap jabatan dari level yang tertinggi sampai yang terendah. Agar dapat mendukung operasional yang konsisten maka sistem tersebut harus dibakukan dalam bentuk Standar Operasional dan Prosedur (SOP).

Bagaimana agar sistem tersebut dapat berjalan? Tentunya harus ada proses pemantauan pelaksanaan, evaluasi dan perbaikan yang berkelanjutan. Dengan berpatokan pada SOP yang “up to date” maka pimpinan perusahaan akan dapat memantau proses kerja, memperbaiki proses kerja dan meningkatkan kinerja perusahaan secara berkelanjutan dalam rangka mencapai visi dan misi yang diharapkan.

Memperbaiki Efisiensi dan Efektivitas Perusahaan

Oleh: MS Consulting

Perubahan lingkungan bisnis, seperti: regulasi, teknologi, kompetitor dan munculnya produk substitusi, membuat pelaku bisnis harus melakukan perubahan-perubahan agar bisnis yang dikelolanya tetap dapat berkompetisi dalam persaingan bisnis. Sebagai contoh adalah kebijakan pemerintah untuk menaikan harga BBM dan tarif listrik baru-baru ini dimana pengaruhnya berdampak kepada seluruh lapisan masyarakat termasuk pengusaha. Imbas dari kebijakan tersebut kadang berakibat pada penurunan keuntungan penjualan sehingga pengusaha harus melakukan penghematan dari sisi operasional. Pertanyaannya adalah bagaimana melakukan penataan ulang terhadap proses-proses operasional akibat perubahan iklim usaha tersebut?

Bagi perusahaan yang telah memiliki sistem manajemen mutu, kebijakan serta SOP yang terdokumentasi dan  "up to date" maka hal tersebut bukanlah pekerjaan yang sulit. Para pemimpin perusahaan cukup mengumpulkan seluruh dokumen tersebut dan melakukan analisis terhadap kebijakan dan Standar Operasional dan Prosedur (SOP) yang berlaku di perusahaan tersebut. Tindakan untuk mencapai efisiensi dan efektivitas dapat dilakukan pada proses-proses yang dianggap perlu dengan mengubah SOP yang berlaku untuk disesuaikan dengan perubahan yang terjadi pada lingkungan bisnis internal dan eksternal.

Bagaimana dengan perusahaan yang belum memiliki kebijakan dan SOP yang terdokumentasi? Prosesnya tentu akan menjadi lebih sulit, sebab para pimpinan perusahaan harus mengumpulkan satu per satu bawahannya, melakukan diskusi dan membandingkan masukan-masukan yang beragam dari bawahannya yang kadang membingungkan karena masukan yang satu kadang bertentangan dengan yang lainnya. Hal ini kerap terjadi karena proses yang ada belum standar/baku sehingga sering bawahan memiliki persepsi yang berbeda-beda terhadap proses kerja atau hanya mengikuti instruksi lisan dari atasannya saja.